
PRESENTASI LISAN
Seperti pula aktivitas bisnis lainnya, kunci terpenting untuk presentasi lisan yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang baik. Mengapa hal ini penting? Seperti saat anda memasak, tentunya untuk menyajikan suatu masakan yang lezat, anda perlu catat tentang banyaknya bahan dan saat yang tepat bahan-bahan tersebut dicampur. Cara-cara memasak dan jumlahnya bahan disajikan dalam bentuk resep masakan, dengan resep tersebut anda dapat mengetahui banyaknya bahan yang diperlukan, cara mencampurnya dan saat yang tepat bahan-bahan tersebut diolah.
Demikian pula dengan presentasi lisan, suatu perencanaan tentang susunan materi yang akan disampaikan, saat penyampaian informasi, metode yang digunakan, sehingga tujuan akan tercapai dengan baik. Dengan demikian, pertama kali anda harus mempersiapkan perencanaan, yang memikirkan tentang, tujuan pembicaraan anda, cara anda menyampaikan dan saat anda mengakhiri pembicaraan.
Dengan perencanaan yang baik anda dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul saat presentasi, mengantisipasi bahan dan peralatan yang dibutuhkan, memberikan kepercayaan diri dan memberikan arah tujuan presentasi anda.
Di bawah ini diuraikan beberapa pertimbangan yang diperlukan dengan jelas saat persiapan dilakukan
· Menetapkan tujuan
· Memilih topik presentasi
· Menganalisa pendengar
· Menetapkan metoda
· Menyusun bahan
· Mempersiapkan alat bantu
· Latihan oral
1. Menetapkan Tujuan
Sering kita mendengar komentar dari pendengar setelah seseorang selesai presentasi, yaitu seperti ini: “Saya tidak mengerti apa yang baru ia katakan” atau “Apa maksud presentasi tadi?” Komentar tersebut menunjukkan bahwa tidaklah mudah menentukan tujuan presentasi lisan seperti yang kita bayangkan. Banyak para pembicara yang tidak mampu atau bahkan tidak mau menentukan tujuan pidatonya.
Menentukan tujuan presentasi lisan akan memberikan petunjuk bagi anda mengenai: materi yang akan disajikan dan cara menyajikannya. Salah satu cara untuk memusatkan tujuan adalah: pertama dengan membuat keputusan secara umum, kemudian diikuti dengan analisa yang spesifik untuk tiap keadaan.
Pada umumnya terdapat beberapa tujuan presentasi lisan antara lain:
a. Memberikan Informasi
Saat seorang manajer memberitahukan perubahan tingkat gaji pada seluruh karyawan dan perubahan prosedur pemesanan barang. Atau seorang dosen yang sedang menjelaskan teori permintaan barang pada mahasiswa. Maka tujuan presentasi lisan tersebut adalah untuk memberitahukan atau memberikan informasi.
b. Membujuk
Tujuan presentasi lisan adalah membujuk pendengar agar melakukan apa yang anda ingatkan. Contohnya seorang penyuluh Keluarga Berencana yang sedang berpidato di depan sekelompok ibu pedesaan. Tujuan pidatonya adalah membujuk para ibu agar mempunyai dua anak saja sesuai dengan program pemerintah.
c. Meyakinkan
Tujan presentasi lisan disini adalah berusaha untuk mengubah jalan pikiran, kepercayaan, keyakinan dan pendapat sekelompok pendengar. Kita ambil contoh diatas seorang penyuluh Keluarga Bencana yang sedang berpidato di depan sekelompok idu pedesaan.
Tujuan pidatonya disini adalah meyakinkan para ibu bahwa dengan mempunyai dua anak akan lebih baik daripada keluarga besar tetapi tidak terjamin masa depannya. Dalam hal ini penyuluh berusaha untuk mengubahh jala pikiran, kepercayaan para ibu pedessan yang percaya bahwa “banyak anak banyak rejeki”.
d. Menghibur
Tujuan pidato disini adalah untuk memberikan kegembiraan, hiburan kepada pendengar. Contohnya adalah seorang yang menyajikan humor, lawak di depan sekelompok orang.
Pada kenyataannya hampir tidak ada pidato yang benar-benar hanya mempunyai satu tujuan saja, misalnya memberitahu atau hanya membujuk saja. Biasanya keempat tujuan tersebut digunakan bersama-sama sebagai suatu kombinasi. Yang terpenting bagi anda adalah menentukan tujuan utamnya, kemudian menyusun bahan-bahan yang sesuai dengan tujuan utama tersebut. Apabila ini tidak dilakukan, maka anda berpresentasi dengan tidak teratur/kacau.
2. Menganalisa Pendengar
Bila menganalisa pendengar dilakukan jauh sebelum pidato disampaikan, maka pidato anda akan lebih baik dan juga anda akan merasa lebih dekat dengan pendengar. Biasanya pendengar tidak senang mendengarkan pidato dari seseorang yang tidak mempertimbangkan kebutuhan, pengetahuan dan pengalaman mereka.
Untuk mendapatkan gambaran mengenai calon pendengar, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya: bertanya kepada teman yang pernah berpidato pada kelempok pendengar tersebut, bertanya pada panitia penyelenggara atau bila kedua hal tersebut tidak mungkin, anda dapat membuat pertimbangan berdasarkan asumsi sendiri.
3. Menetapkan Metoda
Berdasarkan analisa pendengar yang telah disusun, kemudian ditetapkan metode yang tepat untuk situasi tersebut. Biasanya pembicaraan merasa siap berpidato, setelah mengadakan penelitian, tetapi mereka tidak menyadari betapa pentingnya pola penyusunan pidato. Akibatnya pidato tersebut tidak jelas tujuannya, tidak konsisten dan tidak disesuaikan dengan keadaan pendengar.
Ada empat macam metode presentasi yaitu:
a. Metode Impromtu
Pembicaraan berpresentasi tanpa persiapan karena diminta secara tiba-tiba. Pembicara berpresentasi berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya. Metode ini membutuhkan kemahiran berbicara yang tinggi dan pengetahuan dan pengalaman yang tinggi.
b. Metode Menghafal
Dengan metode ini, pembicara merencanakan, menulis secara lengkap dan kemudian menghafalkan kata demi kata. Pada saat presentasi dia berbicara atas dasar hafalan tersebut. Presentasi dengan metoda ini biasanya kurang menarik, menjemukan, berbicara cepat dan kaku. Pembicaraan akan selalu tergantung pada naskah yang telah dihafalnya. Karena itu bila ada hal yang terlupa, dia akan merasa gugup dan kehilangan kontrol. Metoda ini lebih tepat bagi pembicara yang kurang berpengalaman, tetapi dia harus benar-benar mempersiapkannya dengan matang.
c. Metode Naskah
Pembicara membaca naskah yang sudah dipersiapkan jauh sebelumnya. Walaupun demikian tidak berarti pembicaraan berbicara sendiri tanpa kontak langsung dengan pendengar. Ia harus dapat menciptakan suasana sedemikian rupa agar pendengar merasa bahwa ia sedang berbicara dengan mereka. Kontak mata harus tetap dipertahankan walaupun ia sedang membaca naskah. Misalnya sesekali melihat pendengar, tersenyum atau dengan gerakan-gerakan tangan yang dapat menciptakan suasana hidup. Karena itu diperlukan latihan-latihan yang cukup sebelum pembicara berpresentasi, sehingga ia tahu dengan pasti sampai dimana berbicara saat ia menebarkan pandangan ke arah pendengar.
d. Metode Ekstemporan
Pada metode ini pembicara mempersiapkan kerangka presentasinya dengan cermat yang berisi tentang urutan-urutan ide. Saat ini berpresentasi menggunakan kata-kata sendiri yang bervariasi, dan mungkin sesekali ia mengubah pembicaraan sesuai dengan reaksi yang timbul saat itu. Diperlukan persiapan yang cermat, latihan, pengalaman, pengetahuan yang cukup dan juga keterampilan berbicara yang baik.
Pada dasarnya tidak ada metode yang paling baik diantara keempat metoda diatas. Hal ini tergantung pada banyak faktor yaitu: kemampuan berbicara, keadaan pendengar, materi yang disajikan, situasi dan faktor-faktor lainnya. Mungkin saja salah satu metoda lebih tepat untuk digunakan dibanding dengan metoda lainnya, karena situasi mendukung.
Terdapat tiga bagian utama dalam penyajian pidato yaitu:
· Pendahuluan (introduction)
· Isi (Body)
· Kesimpulan (conclusion)
4. Mempersiapkan Alat Bantu
Setelah anda mempersiapkan kerangka berdasarkan penelitian pertama dan setelah menyusun bahan, maka sekarang anda perlu menyiapkan ilustrasi visual atau alat bantu yang akan mendukung penyajian presentasi anda. Termasuk penggunaan catatan dan media visual lainnya.
Banyak pembicara merasakan manfaat dengan membuat catatan-catatan bila mereka menyajikan informasi kepada pendengar secara lisan. Bahakan suatu uraian garis besar yang ringkas akan dapat membimbing anda. Namun, anda mungkin memerlukan keterangan yang lebih terperinci, bergantung kepada tipe dan kualitas informasi yang sedang anda sajikan.
Metode yang paling mudah diterapkan adalah dengan menggunakan kartu yang berisi poin-poin utama. Anda dapat dengan mudah melihat ide utama tesebut tanpa harus membacanya kata per kata.
Alat bantu visual
Banyak presentasi lisan dalam bisnis yang menggunakan alat bantu visual yang bentuknya bermacam-macam.seperti ada pernyataan yang menyatakan: “suatu gambar lebih bernilai daripada seribu kata”. Kalau pernyataan ini tidak benar, maka tidak mungkin oarang terus menerus mengembangkan alat bantu elektronik seperti komputer dan televisi.
Funsi alat bantu visual adalah untuk memperkuat pesan yang sedang anda sampaikan, bukan merupakan pengganti dari isi ceramah tersebut. Peranan utama tetap berada pada anda sebagai pembicara.
5. Latihan Oral
Setelah anada mempersiapkan pidato atau ceramah, sebaiknya beberapa hari sebelumnya anda melatih suara, termasuk latihan memperagakan pidato atau ceramah tersebut. Sehingga bila saatnya tiba anda telah betul-betul siap di depan publik.
Seperti pula aktivitas bisnis lainnya, kunci terpenting untuk presentasi lisan yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang baik. Mengapa hal ini penting? Seperti saat anda memasak, tentunya untuk menyajikan suatu masakan yang lezat, anda perlu catat tentang banyaknya bahan dan saat yang tepat bahan-bahan tersebut dicampur. Cara-cara memasak dan jumlahnya bahan disajikan dalam bentuk resep masakan, dengan resep tersebut anda dapat mengetahui banyaknya bahan yang diperlukan, cara mencampurnya dan saat yang tepat bahan-bahan tersebut diolah.
Demikian pula dengan presentasi lisan, suatu perencanaan tentang susunan materi yang akan disampaikan, saat penyampaian informasi, metode yang digunakan, sehingga tujuan akan tercapai dengan baik. Dengan demikian, pertama kali anda harus mempersiapkan perencanaan, yang memikirkan tentang, tujuan pembicaraan anda, cara anda menyampaikan dan saat anda mengakhiri pembicaraan.
Dengan perencanaan yang baik anda dapat mengantisipasi masalah yang mungkin timbul saat presentasi, mengantisipasi bahan dan peralatan yang dibutuhkan, memberikan kepercayaan diri dan memberikan arah tujuan presentasi anda.
Di bawah ini diuraikan beberapa pertimbangan yang diperlukan dengan jelas saat persiapan dilakukan
· Menetapkan tujuan
· Memilih topik presentasi
· Menganalisa pendengar
· Menetapkan metoda
· Menyusun bahan
· Mempersiapkan alat bantu
· Latihan oral
1. Menetapkan Tujuan
Sering kita mendengar komentar dari pendengar setelah seseorang selesai presentasi, yaitu seperti ini: “Saya tidak mengerti apa yang baru ia katakan” atau “Apa maksud presentasi tadi?” Komentar tersebut menunjukkan bahwa tidaklah mudah menentukan tujuan presentasi lisan seperti yang kita bayangkan. Banyak para pembicara yang tidak mampu atau bahkan tidak mau menentukan tujuan pidatonya.
Menentukan tujuan presentasi lisan akan memberikan petunjuk bagi anda mengenai: materi yang akan disajikan dan cara menyajikannya. Salah satu cara untuk memusatkan tujuan adalah: pertama dengan membuat keputusan secara umum, kemudian diikuti dengan analisa yang spesifik untuk tiap keadaan.
Pada umumnya terdapat beberapa tujuan presentasi lisan antara lain:
a. Memberikan Informasi
Saat seorang manajer memberitahukan perubahan tingkat gaji pada seluruh karyawan dan perubahan prosedur pemesanan barang. Atau seorang dosen yang sedang menjelaskan teori permintaan barang pada mahasiswa. Maka tujuan presentasi lisan tersebut adalah untuk memberitahukan atau memberikan informasi.
b. Membujuk
Tujuan presentasi lisan adalah membujuk pendengar agar melakukan apa yang anda ingatkan. Contohnya seorang penyuluh Keluarga Berencana yang sedang berpidato di depan sekelompok ibu pedesaan. Tujuan pidatonya adalah membujuk para ibu agar mempunyai dua anak saja sesuai dengan program pemerintah.
c. Meyakinkan
Tujan presentasi lisan disini adalah berusaha untuk mengubah jalan pikiran, kepercayaan, keyakinan dan pendapat sekelompok pendengar. Kita ambil contoh diatas seorang penyuluh Keluarga Bencana yang sedang berpidato di depan sekelompok idu pedesaan.
Tujuan pidatonya disini adalah meyakinkan para ibu bahwa dengan mempunyai dua anak akan lebih baik daripada keluarga besar tetapi tidak terjamin masa depannya. Dalam hal ini penyuluh berusaha untuk mengubahh jala pikiran, kepercayaan para ibu pedessan yang percaya bahwa “banyak anak banyak rejeki”.
d. Menghibur
Tujuan pidato disini adalah untuk memberikan kegembiraan, hiburan kepada pendengar. Contohnya adalah seorang yang menyajikan humor, lawak di depan sekelompok orang.
Pada kenyataannya hampir tidak ada pidato yang benar-benar hanya mempunyai satu tujuan saja, misalnya memberitahu atau hanya membujuk saja. Biasanya keempat tujuan tersebut digunakan bersama-sama sebagai suatu kombinasi. Yang terpenting bagi anda adalah menentukan tujuan utamnya, kemudian menyusun bahan-bahan yang sesuai dengan tujuan utama tersebut. Apabila ini tidak dilakukan, maka anda berpresentasi dengan tidak teratur/kacau.
2. Menganalisa Pendengar
Bila menganalisa pendengar dilakukan jauh sebelum pidato disampaikan, maka pidato anda akan lebih baik dan juga anda akan merasa lebih dekat dengan pendengar. Biasanya pendengar tidak senang mendengarkan pidato dari seseorang yang tidak mempertimbangkan kebutuhan, pengetahuan dan pengalaman mereka.
Untuk mendapatkan gambaran mengenai calon pendengar, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya: bertanya kepada teman yang pernah berpidato pada kelempok pendengar tersebut, bertanya pada panitia penyelenggara atau bila kedua hal tersebut tidak mungkin, anda dapat membuat pertimbangan berdasarkan asumsi sendiri.
3. Menetapkan Metoda
Berdasarkan analisa pendengar yang telah disusun, kemudian ditetapkan metode yang tepat untuk situasi tersebut. Biasanya pembicaraan merasa siap berpidato, setelah mengadakan penelitian, tetapi mereka tidak menyadari betapa pentingnya pola penyusunan pidato. Akibatnya pidato tersebut tidak jelas tujuannya, tidak konsisten dan tidak disesuaikan dengan keadaan pendengar.
Ada empat macam metode presentasi yaitu:
a. Metode Impromtu
Pembicaraan berpresentasi tanpa persiapan karena diminta secara tiba-tiba. Pembicara berpresentasi berdasarkan pengetahuan dan pengalamannya. Metode ini membutuhkan kemahiran berbicara yang tinggi dan pengetahuan dan pengalaman yang tinggi.
b. Metode Menghafal
Dengan metode ini, pembicara merencanakan, menulis secara lengkap dan kemudian menghafalkan kata demi kata. Pada saat presentasi dia berbicara atas dasar hafalan tersebut. Presentasi dengan metoda ini biasanya kurang menarik, menjemukan, berbicara cepat dan kaku. Pembicaraan akan selalu tergantung pada naskah yang telah dihafalnya. Karena itu bila ada hal yang terlupa, dia akan merasa gugup dan kehilangan kontrol. Metoda ini lebih tepat bagi pembicara yang kurang berpengalaman, tetapi dia harus benar-benar mempersiapkannya dengan matang.
c. Metode Naskah
Pembicara membaca naskah yang sudah dipersiapkan jauh sebelumnya. Walaupun demikian tidak berarti pembicaraan berbicara sendiri tanpa kontak langsung dengan pendengar. Ia harus dapat menciptakan suasana sedemikian rupa agar pendengar merasa bahwa ia sedang berbicara dengan mereka. Kontak mata harus tetap dipertahankan walaupun ia sedang membaca naskah. Misalnya sesekali melihat pendengar, tersenyum atau dengan gerakan-gerakan tangan yang dapat menciptakan suasana hidup. Karena itu diperlukan latihan-latihan yang cukup sebelum pembicara berpresentasi, sehingga ia tahu dengan pasti sampai dimana berbicara saat ia menebarkan pandangan ke arah pendengar.
d. Metode Ekstemporan
Pada metode ini pembicara mempersiapkan kerangka presentasinya dengan cermat yang berisi tentang urutan-urutan ide. Saat ini berpresentasi menggunakan kata-kata sendiri yang bervariasi, dan mungkin sesekali ia mengubah pembicaraan sesuai dengan reaksi yang timbul saat itu. Diperlukan persiapan yang cermat, latihan, pengalaman, pengetahuan yang cukup dan juga keterampilan berbicara yang baik.
Pada dasarnya tidak ada metode yang paling baik diantara keempat metoda diatas. Hal ini tergantung pada banyak faktor yaitu: kemampuan berbicara, keadaan pendengar, materi yang disajikan, situasi dan faktor-faktor lainnya. Mungkin saja salah satu metoda lebih tepat untuk digunakan dibanding dengan metoda lainnya, karena situasi mendukung.
Terdapat tiga bagian utama dalam penyajian pidato yaitu:
· Pendahuluan (introduction)
· Isi (Body)
· Kesimpulan (conclusion)
4. Mempersiapkan Alat Bantu
Setelah anda mempersiapkan kerangka berdasarkan penelitian pertama dan setelah menyusun bahan, maka sekarang anda perlu menyiapkan ilustrasi visual atau alat bantu yang akan mendukung penyajian presentasi anda. Termasuk penggunaan catatan dan media visual lainnya.
Banyak pembicara merasakan manfaat dengan membuat catatan-catatan bila mereka menyajikan informasi kepada pendengar secara lisan. Bahakan suatu uraian garis besar yang ringkas akan dapat membimbing anda. Namun, anda mungkin memerlukan keterangan yang lebih terperinci, bergantung kepada tipe dan kualitas informasi yang sedang anda sajikan.
Metode yang paling mudah diterapkan adalah dengan menggunakan kartu yang berisi poin-poin utama. Anda dapat dengan mudah melihat ide utama tesebut tanpa harus membacanya kata per kata.
Alat bantu visual
Banyak presentasi lisan dalam bisnis yang menggunakan alat bantu visual yang bentuknya bermacam-macam.seperti ada pernyataan yang menyatakan: “suatu gambar lebih bernilai daripada seribu kata”. Kalau pernyataan ini tidak benar, maka tidak mungkin oarang terus menerus mengembangkan alat bantu elektronik seperti komputer dan televisi.
Funsi alat bantu visual adalah untuk memperkuat pesan yang sedang anda sampaikan, bukan merupakan pengganti dari isi ceramah tersebut. Peranan utama tetap berada pada anda sebagai pembicara.
5. Latihan Oral
Setelah anada mempersiapkan pidato atau ceramah, sebaiknya beberapa hari sebelumnya anda melatih suara, termasuk latihan memperagakan pidato atau ceramah tersebut. Sehingga bila saatnya tiba anda telah betul-betul siap di depan publik.
